Título
Improvement of outpatient service processes based on BRP theory and information technology: a case study of the University of Hong Kong-Shenzhen Hospital
Autor
Chen, Jinsong
Resumo
pt
Atualmente, devido a alguma atribuição irracional dos recursos médicos e de
saúde, uma proporção considerável de modernos equipamentos médicos e pessoal
médico talentoso estão concentrados em grandes hospitais urbanos. Esta situação é
particularmente comum em hospitais 3A (hospitais 3A são os hospitais que estão
equipados com mais de 501 camas, e que podem fornecer serviços médicos e de saúde
com alto nível de especialidade para diversas regiões e com pontuações superiores a
900 de acordo com o padrão de classificação), que são frequentemente sobrelotados
com pacientes. De acordo com o processo ambulatório normal, os pacientes precisam
passar por um procedimento prolongado desde o registo, tratamento, análise
laboratorial, diagnóstico, até à distribuição de medicamentos. Muitas vezes os
pacientes têm de passar um longo tempo de espera para tratamento, para receber testes
e para pagar por cuidados médicos. O congestionamento de pacientes em
determinados processos demorados, leva a que os médicos tenham pouco tempo para
verificar e tratar os pacientes completamente. Como resultado, os médicos são muitas
vezes incapazes de fazer um diagnóstico preciso e abrangente.
Considerado a montra de um hospital, o serviço ambulatório é extremamente
importante. Se o desenho do seu processo é razoável e se a sua gestão é capaz de
maximizar os interesses dos pacientes, irá afetar diretamente o nível médico do
hospital, e até mesmo os seus benefícios sociais e reputação. Portanto, tornou-se um
importante problema para um hospital conseguir otimizar o processo do seu serviço
ambulatório.
O processo ambulatório, como um processo de negócio nuclear de um hospital, é
fundamental para melhorar a qualidade do seu serviço médico, aumentar o seu
desempenho e minimizar seus custos operacionais. Portanto, reprojetar o processo
ambulatório de um hospital pode ajudar a aumentar a sua força global dotando-o de
uma competência essencial. Além disso, o hospital será impelido a oferecer aos
pacientes serviços médicos mais convenientes com maior qualidade e menor preço.
Este trabalho apresenta um estudo de caso sobre o Hospital da Universidade de
Hong Kong-Shenzhen (HKU-SZH), que foi o primeiro a implementar um sistema de
registo de consulta externa. Esta tese apresenta uma análise do processo ambulatório
do hospital através de vários métodos e teorias, como a revisão de literatura, pesquisa
de campo, consultas a especialistas, teoria da reengenharia de processos e tecnologias
da informação, com o objetivo de identificar os objetivos e estratégias do hospital na
melhoria do seu serviço ambulatório. O estudo consiste em:
- Investigação sobre a situação atual do processo de registo ambulatório de
HKU-SZH. Através de questionários e entrevistas estruturadas, foram analisados os
defeitos e pontos fracos no modelo de registro de consultas do hospital. Um modelo
de equações estruturais para os processos ambulatórios existentes foi estabelecido, e a
influência de diferentes variáveis sobre o nível de satisfação dos pacientes, bem como
a correlação entre essas variáveis foi analisada por meio de um modelo de simulação.
- Investigação sobre a reengenharia do processo ambulatório. Tendo as
necessidades e satisfação dos pacientes como objetivo, esta tese reexamina as metas
estratégicas e o ambiente interno e externo de HKU-SZH com base na Teoria da
Reengenharia de Processos, Teoria das Filas, Teoria Six Sigmae Tecnologias da
Informação. Esta tese melhora o processo de registro de HKU-SZH, usando métodos
de modificação, integração, simplificação e automação e materializa o processo
através de tecnologias de rede e um sistema de informação para o processo
ambulatório.
- Estudo empírico sobre o processo ambulatório. Esta tese conduz uma análise
sistémica e empírica sobre a integração funcional de inscrições e pagamentos, a
pesquisa de reengenharia de processos através de tecnologias da informação
(desenvolvimento de novas funções do sistema de consultas) e um estudo empírico
sobre a teoria das filas.
- Investigação sobre a adaptação local do processo ambulatório. Esta tese explora
soluções e sugestões para o HKU-SZH para otimizar seu processo ambulatório
através das perspetivas de estrutura hospitalar organizacional, tecnologias da
informação, recursos humanos, construção da cultura do ambulatório e otimização do
custo de espera.
Por meio do processo de reengenharia do serviço de ambulatório, esta tese visa
aumentar a eficiência do processo de internamento e aumentar a satisfação dos seus
pacientes para que o hospital possa aumentar a sua capacidade global. Além disso, foi
gerada uma metodologia eficiente e operacionalizavel, a qual se espera possa servir
como referência para outros hospitais, para melhorar o seu funcionamento e a sua
gestão.
en
Currently, due to some irrational allocation of medical and healthcare resources,
a considerable proportion of state-of-the-art medical equipment and talented medical
personnel are concentrated in large urban hospitals. This situation is particularly
common in 3A hospitals (3A hospitals are hospitals which are equipped with more
than 501 beds, can provide medical and healthcare services with high-level specialty
to various regions and with scores higher than 900 according to the grading standard),
which are often crowded with patients. According to the normal outpatient process,
patients need to undergo a prolonged procedure from registration, treatment,
laboratory test, diagnosis to drug dispensing. Often patients have to spend a long time
waiting for treatment, receiving tests and paying for medical care. The congestion of
patients at certain time-consuming processes allows doctors little time to check and
treat patients thoroughly. As a result, doctors are often unable to make accurate and
comprehensive diagnosis.
Considered the window of a hospital, outpatient service is extremely important.
Whether the design of its process is reasonable and whether its management is able to
maximize interests for patients will directly affect the hospital’s medical level, and
even its social benefits and reputation. Therefore, it has become a major issue for a
hospital achieves to optimize the business process of its outpatient service.
Outpatient process, as a core business process of a hospital, is critical to
improving the quality of its medical service, upgrading its performance and
minimizing its operating costs. Therefore, re-designing the outpatient process of a
hospital can help enhance its comprehensive strength by endowing it with a core
competence. In addition, the hospital will be impelled to provide patients with more
convenient medical services with higher quality and lower price.
This work conducts a case study on The University of Hong Kong-Shenzhen
Hospital (HKU-SZH), which was the first to implement an outpatient appointment
registration system. This thesis gives an anatomy of the outpatient process of the
hospital through various methods and theories, such as literature review, field research,
expert consultation, Business Process Reengineering Theory and Information
technology, aiming to identify objectives and strategies of the case hospital in
improving its outpatient process. The study consists of:
- An investigation into the current situation of HKU-SZH’s outpatient
registration process: through questionnaires and structured interviews, the defects and
weak links in the hospital’s appointment registration model were analyzed. A
structural equation model for existing outpatient processes was established and the
influence of different variables on patients’ satisfaction level as well as the correlation
between these variables was analyzed by means of a simulation model.
- Research on outpatient process reengineering: with the needs and satisfaction
of patients as a goal, this thesis reexamines the strategic goals and internal and
external environment of HKU-SZH on the basis of Business Process Reengineering
Theory, Queuing Theory, Six Sigma Theory and Information technology. This thesis
improves HKU-SZH’s registration process, using methods of order modification,
integration, simplification and automation and materializes the process by network
technology and outpatient information system.
- An empirical study on outpatient process: this thesis conducts a systemic and
empirical analysis in a functional integration of registration and payment, process
reengineering research through information technology (development of new
functions of appointment system) and an empirical study on queuing theory.
- Research on local adaptation of outpatient process: this thesis explores
solutions and suggestions for HKU-SZH with the objective of optimize its outpatient
process through the perspectives of hospital organizational structure, information
technology, human resources, building of outpatient culture and optimization of
waiting cost.
By means of outpatient process reengineering, this thesis aim to increase the case
hospital’s efficiency and raise its patients’ satisfaction so that the hospital may
enhance its comprehensive competence. In addition, an effective and operable
methodology will be generated, which is expected to serve as a reference for other
hospitals to improve their operation and their management.